高商工程資料檔案管理軟件是專門為建設工程管理單位研發的工程文件檔案數字化管理系統。系統實現從工程立項審批、招投標、勘察、設計、施工、監理到竣工驗收等工程建設過程形成的包括報建、報批、施工圖紙、會議記要、施工日志、聲像、進度表等工程項目資料進行電子信息存檔的管理。
系統包括工程資料管理和檔案文件管理二大部分，為建設工程單位提供日常文件、紀要、制度文件、報告、方案、圖紙、圖表、照片、錄音等各種載體文件資料的電子集中管理。實現文件在線編輯、全文批注、檢索、統計分析、文件安全控制、權限控制、版本控制、規范登記控制等功能，方便查詢部門共享資料和相關的企業信息資料的安全管控。高商工程資料檔案管理系統遵循《建設工程文件歸檔整理規范(GB／T50328-2001)》《建設電子文件與電子檔案管理規范》等規范及國家檔案局相關電子檔案管理標準，具有以下特點：
工程檔案系統集成Office 文件功能，直接在瀏覽器中查看及新建、編輯各種格式office文件，簡化了文件上傳、下載的復雜過程。系統支持AutoCAD的在線瀏覽、快速查看CAD圖紙。同時系統還能實現PDF文檔的全文檢索功能,對PDF文檔所檢索的內容進行高亮顯示。
工程檔案系統通過對用戶權限的角色管理，可以對文檔的操作權限進行上傳、下載、瀏覽、打印、修改、版本增加、移動、刪除等等功能的控制。實現文檔可控制的共享，確保公司重要資料的安全共享。
工程檔案系統提供了將檔案掃描的原件及其對應的錄入信息，從數據庫中刻錄到光盤上的功能，可以制作出符合國家標準的通用電子光盤檔案。
工程檔案系統實現其它建設工程及房地產管理軟件的全面整合，形成工程建設及項目管理企業的一體化信息管理方案。
高商工程資料檔案管理軟件中的工程資料管理系統模塊由工程管理、工程借閱、資料檢索、資料管理和歸檔管理組成。
包括工程項目立項、分配項目、領取分配的項目內容、項目跟進、全覽項目資料等和審核提交的項目文件等。
1. 建立項目：分別由系統來形成施工、監理、建設、設計、勘察等單位工程文件目錄和工程建設管理有關人員的職責分配；針對每一個工程項目分別設定文件管理流程，再根據有關人員的工作職責分配工程建設形成的文件進行一對一跟蹤管理。各單位相關人員負責好工程從準備到竣工驗收所形成的文件的收集、整理和歸檔工作，使用工程檔案管理系統對各個階段進行文件的跟進。
建立新項目時，先填寫項目的名稱、選擇該項目對應的流程，再分別完善施工、監理、建設、設計、勘察等單位的信息。
2.工作分配：即是由系統管理員分別對各個項目組成員進行工作分配。針對已經立項的工程項目文件列表，再根據項目組成員所負責的工作內容，系統管理員通過系統進行工作分配；項目組成員接收到已分配的工作，再對所分配到的工作進行及時跟進，已經跟進完畢的文件可在系統中提交歸檔申請，由系統管理員審核完成后文件會自動轉成歸檔狀態，此時文件跟進才算完成。
3.項目跟進：項目有關負責人對已分配到的工程項目文件進行跟進和提交資料歸檔申請，如下圖所示，用戶點擊“項目跟進”，工程項目一欄將呈現出自己要跟進的工程項目目錄，此時只需選擇要跟進的項目，即可對該項目的過程進行跟進。如何對工程文檔進行跟進？用戶須在跟進內容中注明原件存放位置、文檔負責單位、負責人、文檔創建時間和最后修改時間，另外在“上傳文件”中上傳電子掃描件或者其他電子類文檔文件。
4.歸檔申請和歸檔審核：相關負責人可以通過“資料全覽”了解各個工程項目的跟進進度，對已經跟進完畢的工程文檔及時申請歸檔，交由資料管理員統一歸檔保存。歸檔文件分有文件電子件和文件原件，文件類型有Office、PDF音像、光盤、紙質、CAD、圖片和程序文件等等。
5.環境監察：環境監察主要是處理排污收費、污染投訴、排污口規范化驗收、行政處罰等問題。通過對項目跟進，總結出排污、環境污染、行政處罰等各種問題，對應制定出方案措施，使項目能成功驗收。
系統用戶可以通過“資料檢索”快速了解到某工程項目的各個文檔的跟進情況以及工程文件資料歸檔情況。系統支持全文檢索功能，可用文檔中的個別文字快速檢索出文檔目錄。例如，可通過工程項目的名稱、文檔的內容以及文檔的格式、創建時間等等查詢出文檔目錄。
用戶可以對已歸檔的工程文檔進行申請借閱，由文檔管理員審核通過后方可對原件或電子文檔進行查詢。如下圖所示，系統用戶可以在借閱列表中找出自己需要借閱的工程文檔進行借閱申請；有紅色字體描述為“不可借閱”的文檔是已被借閱或未歸檔的文檔。用戶可以從“我的借閱”去了解自己申請借閱的狀態。
文檔借閱：對已歸檔的電子文件或已入庫的文件原件進行借閱。申請借閱時，申請人需在系統申請表中注明借閱類型（原件還是電子文件）、借閱時間和借閱原因等。對于電子文檔借閱，申請審核通過后系統將在借閱時間完成后自動取消對該文件的閱覽權限，如需再借閱須重新提交申請。對于原件借閱，申請審核通過后系統將返回一個“借用登記碼”，用戶通過登記碼向文檔庫登記借閱。
資料管理主要管理工程資料入庫和借閱的全過程。
1.入庫登記：負責項目的有關人員所跟進的文件完成后，可向該工程項目的文檔管理員或系統管理員提交原件入庫申請，文檔管理員或系統管理員《按照歸檔文件的質量要求》檢查通過后辦理原件入庫手續。
2.借閱登記：已經入庫到文檔室的原件，用戶通過系統提交申請借閱拿到的借閱登記碼到文檔室登記借閱。
3.快速借用登記：快速借用登記為資料管理員提供了更快捷的窗口，管理員可通過這里快捷完成資料借用和歸還登記。
例如，某工程建設項目的文檔管理流程圖，分別由工程準備階段文件、工程施工監理文件、工程施工文件、工程竣工圖紙文件等組成，包括該項目的各個文件的跟進情況、歸檔情況和原件狀態。如工程準備階段有立項、審批、征地、勘察、設計、招標等所形成的工程準備階段文件。
如何由系統建立文件管理流程？流程建設主要是根據每一項目工程建設所形成的文件類去分配文件目錄，各個階段的文件目錄最終組合成一個完整的工程項目管理流程；一般工程文件有工程準備階段文件、監理文件、施工文件、竣工圖和竣工驗收文件等等；系統管理人員再對文件目錄分別分配到有關人員進行跟進。
文檔轉成檔案：建設單位在組織工程竣工驗收前，應提請檔案管理機構對工程檔案進行預驗收，驗收通過后方可轉成檔案進行管理；文檔轉成檔案必須確保檔案的齊全、系統、完整，內容的真實性和準確性，圖片蓋有竣工圖章，文件原件符合歸檔要求等等方可移交檔案室進行統一管理。
另一功能模塊——工程檔案文件管理模塊，包括規范檔案的收集、入庫、整理、發布、歸檔、查詢、借閱、銷毀等方面進行全過程控制和管理。
基礎設置主要是自定義公全宗、實體、門類、檔號規則、權限和檔案保管期限等。
全宗設置：根據全宗設置原則，每個全宗對應一個獨立的全宗號進行設置。
實體設置：根據單位管理職能，以及檔案形成的特點編制一個具有若干層次和類別，且適應計算機識別的文件歸檔實體分類表的過程。此外，實體設置是由上、下級類目序號、類目名稱組成。
全宗設置：根據全宗設置原則，每個全宗對應一個獨立的全宗號進行設置。
檔號規則：由系統默認的檔號規則，也可自定義檔號規則；檔號規則可自定義檔號各字段的長度。
權限設置：對門類最底層的類別中的檔案進行各類權限分配。
期限設置：可自定義設置檔案管理的保管期限。
檔案采集需符合中華人民共和國行業標準的《電子文件歸檔與電子檔案管理規范》要求，再綜合本單位的實際要求進行規范文件和檔案的歸檔工作。
1.檔案錄入：檔案目錄錄入和檔案附件的錄入（見下圖）。檔案目錄錄入可以根據系統提供的Excel表進行整理，批量導入檔案管理系統；檔案目錄填寫須根據系統預設項進行完善；掃描件的錄入在相對應的目錄下插入電子件（掃描件、文檔、影像、電子圖紙、PDF文件等等）。檔案錄入完畢后，可進行成批提交鑒定申請，即歸檔申請。
2.工程檔案歸檔：檔案收集人員收集的文件或檔案和由工程檔案管理移交過來的檔案統一進行審核管理。此外，對于不規范的檔案，檔案管理員寫明原因，選擇“駁回”，系統會自動駁回給申請人重新整理。
高商工程資料檔案管理軟件工程檔案鑒定分歸檔鑒定和銷毀鑒定兩部分；另外，檔案管理員還可從鑒定記錄中翻閱已經銷毀的舊檔案。
1.歸檔鑒定：即審核入檔案室的檔案。首次使用系統時，導入的檔案目錄可由相關負責人預先審批，導入系統后檔案管理員可直接點擊“直接歸檔”對導入的目錄一次完成審核。
2.銷毀鑒定：對于已經過期或因為其他原因等導致某項目停止的檔案，由相關負責人提交申請，由檔案管理員鑒定銷毀。
對檔案室中的檔案實行全角度搜索，PDF文件可支持全文檢索，對查詢出來的內容可直接申請借閱。例如，檔案管理員可由檔案的檔號、題名、主題詞、文檔中的內容文字、檔案類型或格式、檔案歸檔日期等等進行檢索出要求的檔案。
工程檔案借閱包括檔案借閱申請和登記。檔案借閱人可使用檢索功能搜索出要求的檔案目錄，選中需要借閱的檔案提交“申請”，再由檔案管理員對提交的申請審核；如借閱紙質或介體等原件，由檔案管理員對提交的目錄審核通過后，借閱人再根據系統隨機提供的借閱碼向檔案管理員登記領取。
工程檔案保管主要是對原件的借出、歸還登記管理和電子檔案的鑒定銷毀申請。其中，電子檔案的銷毀鑒定須參照國家關于檔案鑒定銷毀的有關規定執行，對于電子件、原件或載體等的銷毀，須在系統中提交銷毀申請，等待審批通過后方可實施檔案銷毀。
檔案管理員可從檔案報表中篩選統計出歸檔的清冊和銷毀的清冊，使用系統自帶的打印功能打印出清冊交由單位相關領導審批或保管。
